Da Bzaar Wiki.

Questa pagina vuole fornire alcune informazioni su come organizzare un BarCamp, direttamente da chi l'ha provato sulla propria pelle (più o meno).

Indice 1 Organizzazione 1.1 Checklist 1.1.1 Obbligatori 1.1.2 Opzionali/Preferibili 2 Ambiente 2.1 Spazi 2.2 Interstizi e spazi comuni di decompressione 2.3 Luci 2.4 Esempi 2.4.1 SI: Corridoi e Stanze 2.4.2 NO: Aule Universitarie 2.4.3 NO: Palchi 3 Connessioni 3.1 Internet Wireless 3.2 Luoghi Virtuali 3.3 Prese di Corrente 3.3.1 Backchannel 4 Presentazioni 5 Partecipanti 5.1 Riconoscibilità 6 Gadgets 7 Risorse esterne

Organizzazione

Per organizzare un BarCamp non è un compito difficile, serve solo buona volontà e almeno 3 settimane di tempo per organizzare il tutto. E' importante in ogni caso che sia chiara quale sia l'idea e l'etica dietro ad un BarCamp prima di cimentarsi nell'impresa e aiuta molto avere un gruppo di persone con cui organizzarlo (2-4).

Checklist

Per evitare di dimenticare qualcosa di importante, è utile avere sotto mano una semplice lista operativa delle cose da fare, in ordine di priorità (più o meno).

Obbligatori

• Trovare un Ambiente fisico dove farlo
• Fissare una Data
• Definire un Limite di persone massime in rapporto al luogo
• Fissare gli Orari della giornata
• Aprire la pagina dell'evento sul Wiki ufficiale barcamp.org
• Preparare la connettività WiFi
• Preparare le Prese di corrente
• Preparare i Post-It per la scaletta della giornata
• Preparare i Badge
• Trovare i Proiettori

Opzionali/Preferibili

• Definire un Tag per l'evento (per Flickr, Technorati, etc)
• Fissare un eventuale Tema
• Trovare il Cibo per il pranzo
• Preparare il Backchannel
• Fornire magliette o altri Gadget

Ambiente

Spazi

Le sale più adatte per il BarCamp sono luoghi in cui viene favorita un'atmosfera familiare o se vogliamo da bar. Uno spazio non troppo ampio, proporzionato, possibilmente con sedie mobili e comode che consentano una eventuale disposizione a cerchio (anfiteatro) o a tavola rotonda in presenza di uno o più tavoli. Un numero sensato di persone che dovrebbe essere in grado di accogliere è intorno alle 50 massimo. Si deve poter raggiungere tutti con la voce senza microfono, far passare un microfono a qualcuno perche' possa parlare rallenta e distrugge la conversazione spontanea e inibisce maggiormente molte persone. Meglio se le sale non sono chiuse da porte, in modo che ci si possa affacciare liberamente e liberamente entrare ed uscire, senza dover fare rumore o attirare l'attenzione. La stanza piccola di sotto dell'Hiroshima Mon Amour dove si e' tenuto il BarCampTurin era molto buona, avendo anche piccoli divanetti movibili (immagini 1, 2, 3, 4, 5). Avere piu' sale a disposizione di quelle che si pensa di usare e' molto importante in caso il numero di partecipanti reali sia molto piu' alto del numero di partecipanti previsti.

Devono esserci molti punti elettricita' a cui attaccare portatili e alcuni tavoli su cui potersi posizionare con i portatili.

In caso si intenda fare un Barcamp che dura piu' di un giorno, e' importante che ci siano luoghi di incontro aperti e connessi anche per chi vuole continuare a barcampare durante tutta la notte.

Interstizi e spazi comuni di decompressione

In un BarCamp sono importanti non solamente gli spazi delle presentazioni, ma anche e forse soprattutto gli spazi comuni di decompressione, in quanto è il posto ove le persone possono continuare a discutere di una presentazione conclusa, possono continuare a parlare e possono incontrare persone.

Luci

Le luci sono importanti, in quanto devono fare in modo che tutti si possano vedere in faccia, senza staccare una parte della platea perché troppo al buio o addirittura separare la platea dal presentante.

Esempi

SI: Corridoi e Stanze

Gli spazi che sino ad oggi han funzionato meglio e sono piuttosto facili da reperire sono dei luoghi in cui alcune stanze sono connesse da un corridoio, possibilmente ampio. Le stanze sono perfette per le presentazioni mentre il corridoio è molto efficace per gli spostamenti e la formazione di discussioni libere.

NO: Aule Universitarie

Tipicamente molte aule universitaria hanno sedie non movibili con un orientamento frontale con una persona che parla alla cattedra e tutte le altre rivolte verso questa persona. Queste sale non favoriscono la conversazione ma propongono un modello di tipo accentratore.

NO: Palchi

L'effetto palco è molto pericoloso perché distacca la persona che fa la presentazione da tutte le altre. In questo modo si riduce lo spirito del dialogo e il massimo della comunicazione che rischia di ottenersi è quella stile Q&A ove la platea domanda e il presentante risponde. Ogni tipo di dialogo aperto viene affossato.

Connessioni

Internet Wireless

E' essenziale che ci sia una connessione wireless in grado di reggere molti utenti che fanno uso massiccio della rete contemporaneo (upload e streaming di foto e video ad esempio). E' importante poter configurare la propria rete wireless indipendente oppure che un amministratore di alto livello della rete wireless istituzionale sia presente durante tutto il BarCamp.

ATTENZIONE: Tenere presente che in Italia esiste una legge anti-terrorismo sulle comunicazioni (nr.155 del 31 Luglio 2005) che richiede di fotocopiare un documento di identita' per ogni persona a cui si fornisce accesso alla rete e di fornirgli login e password individuali. Si applica solo a enti pubblici o associazioni private (vedi questo file pdf). In questi enti c'e' un responsabile legale per questa cosa (se succede qualcosa, questa persona va in galera o simile) e quindi non sono i luoghi giusti per avere una connessione Wireless, a meno che il responsabile non sia disposto a "sorvolare" su questa legge, ma e' probabile che, anche in caso di accordo preventivo, il giorno dell'evento vedendo arrivare molti smanettoni che paiono intenzionati a fare un uso "creativo" della rete (streaming, secondliving, uploading, ...) il responsabile ci ripensi e invocando questa legge affermi l'impossibilita' per lui di dare accesso alla rete. Verificare con attenzione questa cosa. Ahinoi, pare che l'unico modo ragionevole per ottenere una connessione Internet in Italia sia violare la legge.

La connessione deve essere libera e il più semplice possibile da utilizzare, eventualmente posizionando internamente sulle pareti le indicazioni per effettuare la login alla rete protetta.

Luoghi Virtuali

In un BarCamp sono anche fondamentali gli spazi virtuali: l'ambiente deve essere il più possibile connesso non solamente per fruire delle informazioni e inserire materiale, ma anche per rendere accessibile il BarCamp anche a chi non è presente fisicamente.

Prese di Corrente

Se si preventiva l'utilizzo dei computer portatili da parte dei partecipanti e si mette a disposizione una connessione Wireless, e' opportuno che ci siano anche sufficienti prese di corrente per consentire alle persone l'utilizzo del proprio portatile senza che questo esaurisca le batterie (che anche nei casi piu' fortunati non durano piu' di 3 o 4 ore)

Backchannel

Il backchannel è una chat testuale (es. IRC, Skype < 100, SecondLife < 50) per avere un sistema di comunicazione trasversale e da/verso il web.

• BarCampers Fisici: utilizzeranno il Backchannel per sincronizzarsi fra le diverse aule, per scambiare opinioni e per comunicare con chi è in rete.
• BarCampers Virtuali: utilizzeranno il Backchannel - se ben coperto dai presenti - per poter seguire a distanza l'evento ed eventualmente intervenire.

Presentazioni

Premesso che le presentazioni sono gestibili in modo flessibile e autonomo in rapporto al tema del BarCamp e ai suoi partecipanti, idealmente è utile identificare due modalità:

• Presentazione Standard
  • Slot di tempo da 30 minuti.
  • Tenere a mente che ci sono tempi morti per il cambio di persona e stanza.
  • Tenere a mente che le discussioni son la parte importante.
  • Utile timescan di riferimento: 15-10-5, 15 min di presentazione, 10 min di discussione, 5 min di cambio stanza.
  • Importante riuscire a tenere i tempi: usare nel caso un timer da cucina (nessuno se la prende con il timer), in alternativa fare in modo che un membro dello staff (chiaramente identificabile come tale) intervenga per segnalare i tempi.
• Presentazione Flash
  • Stile Pechakucha
    • 5 minuti a testa, 20 slide, tot secondi a slide
  • Stile del.icio.us
    • Ultimi 5 bookmark su del.icio.us, da commentare

Sconsigliate l'uso di slide, in linea generale. In realtà è un consiglio forte per costringere le persone a parlare e non a leggere. Una formulazione invece utile è quella di avere slide essenziali, con poco testo (una keyword, una frase) e il resto detto a voce.

E' anche fortemente sconsigliata qualunque forma di pre-organizzazione della scaletta. Il panel con gli interventi va fatto dai partecipanti, al mattino, di comune accordo. Per questo è anche utile segnare sui post-it l'autore dell'intervento in modo che ci si possa incontrare e accordare.

Partecipanti

Riconoscibilità

E' fondamentale permettere ai partecipanti di riconoscersi in modo semplice e rapido attraverso il nickname e l'url del blog.

La soluzione dei badge adottata al MarCamp ha dei pregi (ad esempio la possibilità di creare un nuovo badge al volo in caso di partecipante non iscritto sul wiki) ma anche dei difetti (il badge ha dimensioni ridotte, tende a capovolgersi diventando inutile, problemi di posizionamento).

La soluzione delle spille usate allo ZenaCamp, esteticamente accattivante, eredita gli stessi difetti dei badge (scarso spazio a disposizione).

In entrambi i casi è risultato evidente che le ridotte dimensioni non offrono né semplicità né rapidità.

Possibile soluzione: creare dei badge rettangolari di dimensioni superiori a quelle standard da appendere al collo (più spazio a disposizione, possibilità di utilizzare caratteri più grandi, meno probabilità che il badge si capovolga). Ovviamente, in questo caso, sarebbe comunque carino pre-stampare i badge con i nomi/siti dei partecipanti.

Gadgets

Non sono forse una componente fondamentale di un BarCamp, ma se ci sono, dovrebbero esserci per tutti. In primo luogo per chi si e' iscritto al BarCamp segnalandosi sulla pagina apposita un mese prima. La mancanza di magliette (un centinaio per circa duecento partecipanti) al FemCamp del 26 Maggio a Bologna ha infatti messo in evidenza che i partecipanti possono essere piu' numerosi del previsto. Diventa quindi opportuno, se si pensa di distribuire gadget, produrne un quantitativo sufficiente per "soddisfare" sia gli iscritti da lungo tempo sia chi si iscrive all'ultimo momento (oppure chi partecipa senza essersi segnalato sul Wiki).

Risorse esterne

• Organize a Local BarCamp da barcamp.org (in inglese)

• Dummies Guide to organizing a BarCamp in your city (in inglese)

• Camp Kit ovvero cosa è utile portarsi ad un BarCamp (in inglese)